1. Trước buổi gặp

 

- Tìm hiểu về thông tin người cần cố vấn, kinh nghiệm, quá trình làm việc, học tập, lĩnh vực chuyên môn của họ.

- Xác định mục tiêu của quá trình kết nối.

- Chủ động đặt ra trước các câu hỏi, vấn đề muốn tìm hiểu, có thể thảo luận trước với người cần cố vấn (bạn nên xác định trước các đề mục lớn muốn trao đổi với họ).

- Nói cho người cần cố vấn về những thứ họ cần chuẩn bị (laptop, CV, cover letter,v.v...)

- Thống nhất với họ vấn về thời gian hẹn gặp, chủ động đặt lịch hẹn, lên khung cơ bản nội dung của buổi hẹn.

 

2. Trong buổi gặp

 

a. Mở đầu buổi gặp

- Giới thiệu bản thân, quá trình học tập, làm việc.

- Chia sẻ mục đích, mục tiêu phát triển, định hướng.

Cụ thể: Đề xuất một số mốc thời gian thực tế, chuẩn bị để nói về những thách thức hoặc trở ngại mà bạn dự tính họ sẽ gặp phải.

- Chia sẻ về kỳ vọng của quá trình cố vấn (thời lượng, tần suất, gặp mặt, trao đổi,v.v...), kỳ vọng về kết quả đạt được sau chương trình.

- Xác định các quy tắc chung (điều này sẽ đảm bảo việc người cần cố vấn và bạn có không gian làm việc, trao đổi thoải mái, nắm được đích đến và giới hạn của quá trình cố vấn).

 

b. Trao đổi nội dung chính (một số câu hỏi, chủ đề tham khảo)

- Chia sẻ với người cần cố vấn về những vấn đề họ quan tâm:

+ Câu hỏi về thông tin chung: đặc thù của lĩnh vực quan tâm.

Ví dụ: văn hóa doanh nghiệp, cách học hiệu quả, lộ trình thăng tiến, v.v...

+ Câu hỏi dựa trên vấn đề cá nhân của họ: Họ hiện đang gặp vấn đề là, làm sao để cải thiện tình hình hiện tại của họ, v.v...

+ Câu hỏi tình huống dành cho họ: nếu như - thì sao? Trong trường hợp - thì giải quyết thế nào, v.v...?

- Các nguồn thông tin chính để hỗ trợ họ giải quyết vấn đề: tài liệu tham khảo, các nguồn cần đọc, v.v...

- Đánh giá, bình luận về những dự án, tài liệu đang có liên quan đến lĩnh vực mà họ cần cố vấn

 

c. Kết thúc buổi gặp

- Chốt lại buổi hẹn:

+ Về kế hoạch sắp tới (trong việc luyện tập, trau dồi phát triển bản thân)

+ Về những tài liệu người cần cố vấn phải chuẩn bị

+ Về thời hạn của những việc bạn đã cùng bàn bạc với “trò” của mình

- Dự định sắp tới:

+ Các mốc mục tiêu họ cần đạt được 

+ Dự kiến buổi hẹn tiếp theo

 

3. Sau buổi hẹn

 

- Xem lại báo cáo buổi hẹn: Báo cáo sẽ là một công cụ hữu ích ghi lại lịch sử trao đổi với giữa bạn và người trò của mình, giúp bạn tiếp thu có hiệu quả hơn các thông tin của buổi gặp mặt, hỗ trợ bạn hiểu rõ hơn về khả năng tiếp thu của người cần cố vấn và có thể đưa đến những điều chỉnh, gợi ý phù hợp.

- Gửi báo cáo buổi hẹn: Bao gồm ghi chú cuộc họp và kế hoạch hành động, thể hiện sự sẵn sàng cho lần gặp gỡ tiếp theo.

- Giữ kết nối với người trò của mình: Bao gồm: 

+ Cập nhật các thông tin cần thiết như quá trình thực hiện các mục tiêu của họ, thành quả sau thời gian trau dồi, phát triển, hoàn thành đúng thời hạn các công việc đã thỏa thuận với người cần cố vấn.

+ Duy trì mối quan hệ gần gũi, thoải mái, dễ dàng trao đổi với người cần cố vấn.